操作方法和步骤
1. 接单
1.1 制定货:每天注意查收国外代理发来的货物预告后,了解代理名称\提单号\名品\件数\重量\预到付\船名航次\预计到港日\收货人资料等有关信息.对于内容不清楚或有疑问的预告,应当天与国外代理联系并确认.
1.2 自揽货:接收销售人员或客户送(寄)来的进口单据,了解换单代理的名称\提单号\名品\件数\重量\预到付港日等相关信息.对于内容不清楚或有疑问的单据,应当天与客户联系并确认.
2. 登记台帐
2.1 <海运进口业务台帐>(以下简称<台帐>)是海运操作人员用于掌握午夜情况,便于与客户联系的自备用表,在接到单据或预报后应立即进行登记.
3. 编制<海运进口操作流程表>(以后简称<流程表>)
3.1 <流程表>是海运进口最重要的操作文件,贯穿整个业务操作过程.
3.2 接单当天必须完成<流程表>的建立
3.3 指令清楚,操作要求明确.
4. 查询到港信息
4.1 向船公司或船(货)代查询货物的到港日期.
4.2 将查询结果登记在<台帐>及<流程表>上.
5. 通知收货人
5.1 对必要的制定货,填写并传真<海运进口货物催地通知单>给收货人.
5.2 接到收货人提供的进口提单后,应进行审核:提单的倍数是否正确,完整,清晰.
6. 换单
6.1 船到前,背妥换单单据,包括:背书的正本提单或电放通知和提单副本;
6.2 船到后,到船公司或代理处换单.
7. 报关报检
7.1 若收货人自报关\报检,应积极与收货人联系,了解通关状况,必要时给予指导.
7.2 若客户要求我司代报关\报检,需提供如下单证:
(1) 报关委托书
(2) 进口报关单
(3) 发票
(4) 装箱单
(5) 合同
(6) 海关减免税证明
(7) 机电产品进口登记表
(8) 登记手册
(9) 报检委托书和商检注册号
(10) 海关或商检需要的其他监管单证及信息.
A 接收客户提供单据时,操作员应对所有单证进行审核.审核内容包括:
(1) 各进口企业所提供的装箱单和发票虽然在格式上不一样,但内容大体一致,所显示的起运港\目的港\品名\重量\体积\件数\单价\金额\成交方式等内容必须完整,且各种单据必须一致.
(2) <减免税证明>上所显示的申请单位\到货口岸\品名必须与提单\发票\装箱单上的有关内容一致,<减免税证明>上所显示的货物数量及金额必须"大于"或"等于"提单\发票\装箱单上的有关数据.
(3) <机电产品进口登记表>上所显示的申请单位\到货口岸\品名必须与提单\发票\装箱单上的有关内容一致.<机电产品进口登记表>上所显示的货物数量及金额必须"大于"或"等于"提单\发票\装箱单上的有关数据.
(4) <登记手册>上所显示的内容必须与提单\装箱单及发票上的有关内容一致.
B 报关单证如不齐全或内容有误应立即与收货人联系,以免业务操作中发声困难.
C 审核无误后,登记<海运进口单证流传单>,将单证转给报关行.
D 对通关状况进行跟踪,对报关中出现的问题应即是与报关行\收货人协调解决.通关后,及时通知收货人.
E 操作员收到报关行退回的报关\报检单证后,应在<海运进口单证流传单>上登记后退给收货人并做好签收.
8. 结算
8.1 费用确认:
操作员将所有应付款项填写进<海运进业务交接单>的应付栏内,交销售员与收货人确认收费明细,由销售员填写<海运进业务交接单>中的应收\应付款项,内容应正确无遗漏后即是准确的开具业务发票并收款.若发现错误,应及时通知操作员或销售员纠正.
9. 放货
对指定货,收货人到我司换提单时,必须递交正本已背书提单.如收货人无正本提单,须查询国外代理,凭国外代理的电放通知和收货人在提单上的背书后方可放提货单.
A 收货人自提货:结算员收款后直接将提货单放给收货人并做好签收.
B 我司送货:海关放行后,操作员根据收货人的送货要求,制作<派车单>,通知车队送货.
10. 制定货操作完毕后,发POD给国外代理
放货后,通过电脑或者传真向国外代理发POD.
11. 存档
每笔业务做完后,认真整理业务文件,对所有原始资料应妥善保管,整理归档备查.
11.1 存档文件
A 交接单
B 流程表
C 箱单发票的复印件
D 提单复印件
E 派车单
F 海运进口单证流传单
G 海运进口运杂费确认单
11.2 操作员对全套业务文件进行核对:
(1) <交接单> 中的相关内容应正确无遗漏
(2) 在同一票业务的各种操作文件中,下列内容应完全一致
A 业务编号及收货人名称
B 目的港.船名航次及提单号
11.3 每票业务结束,操作员将所有文件进行装订和标识后转给档案管理员:
A 每套业务档案应将<交接单>作为封面进行装订
B 每套业务档案应根据其业务编号来作为业务档案的序号.业务编号是归档标识也是查询的索引号
